FAQ - Att beställa enligt ramavtal
Som huvudregel ska det statliga ramavtalet för översättningstjänster användas, oavsett hur uppdraget finansieras. Detta innebär att om du vill beställa en översättningstjänst så ska tjänsten anskaffas enligt rådande ramavtal som upphandlats av Statens inköpscentral.
Du hittar avtalen och mer information om dem, samt kontaktuppgifter till kundansvarig hos leverantören genom LUPIN (Proceedo); mer information om LUPIN finns på Ekonomiwebben. Du kan också läsa om ramavtalen för översättning och språkgranskning på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiets sida om avrop.
Här beskrivs de olika stegen som ingår i beställningsprocessen. Klicka på respektive rubrik för att läsa mer.
- Du skickar en avropsförfrågan till den/de leverantör/-er som ingår i avtalet (mellan 1-5 stycken beroende på språk och avropsförfarande).
- Notera att utskicket av avropsförfrågan kan ske på olika sätt, beroende på om avtalen är rangordnade eller om förnyad konkurrensutsättning gäller. Här finns information om vilken avropsform som gäller för respektive språkområde.
- Använd gärna Kammarkollegiets avropsblankett som du hittar under fliken Gemensamma dokument under respektive språkområde.
- Leverantörerna ska därefter ges möjlighet att svara och erbjuda sina tjänster.
- Om en av leverantörerna uppfyller alla de krav som ställs i avropsförfrågan så ska denna leverantör anlitas.
- Ifall inga anbud inkommer eller ingen av leverantörerna kan åta sig uppdraget eller kan tillhandahålla en översättare med den kompetens som krävs, eller i övrigt leverera enligt de önskemål som stipulerats, kontakta oss så diskuterar vi gärna hur du kan gå vidare.
Formulera dina behov
Börja med att beskriva tjänsten du vill köpa och fastställ dina krav och villkor.
Fundera på:
Börja med att beskriva tjänsten du vill köpa och fastställ dina krav och villkor.
Fundera på:
- Vilken typ av text ska översättas?
- Vilka kompetenser och erfarenheter behöver översättaren/språkgranskaren ha?
- Krav på språk som modersmål?
- Krav på tidigare översättningar av liknande text?
- Krav på ämneskunskap?
- Krav på referenser/cv?
- När vill du senast ha svar från leverantörerna? (Tidsfristen ska vara skälig i förhållande till avropets art och omfattning)
- När behöver bekräftelse på accepterat uppdrag senast ha inkommit?
- När är deadline för arbetet?
- Vilken budget gäller?
Den dokumentation som du skickar i din beställning till leverantören är en så kallad avropsförfrågan. Mer information hittar du i Kammarkollegiets vägledning för avrop av översättningstjänster som tydligt beskriver hur avropsförfrågan bör vara utformad, vilka krav som kan ställas, hur utskicket och eventuell beställning av avropsförfrågan ska gå till samt de kriterier som gäller för leverans och fakturering av det beställda arbetet. Vägledningsdokumentet ligger i respektive språkområde under fliken Gemensamma dokument.
Bra att känna till:
Bra att känna till:
- Det är viktigt att avropsförfrågan är så detaljerad som möjligt för att leverantören ska kunna ge ett så korrekt avropssvar som möjligt. Kammarkollegiet har tagit fram en särskild avropsblankett som med fördel kan användas. Du hittar avropsblanketten under fliken Gemensamma dokument under respektive språkområde.
- Under upphandlingen råder absolut sekretess. Alla anbud från leverantörerna är hemliga tills upphandlingen är färdig, sedan är informationen offentlig.
- Avropande organisationer (din organisation)
- Kontaktuppgifter till kontaktperson
- Leveransadress
- Fakturaadress (om annan än leveransadress)
- Specificering och omfattning av de tjänster som beställs samt en kort beskrivning vad översättningsuppdraget avser.
- Källspråk (översättning från) och målspråk (översättning till)
- Ämnesområde
- Särskilda krav på säkerhet
- Leveranstyp (Normal/Express)
- Leveranstid
- Leveranssätt och dokumentformat
- Typ av prisuppgift (per ord/timme/totalpris)
- Auktoriserad översättare?
- Särskilda krav på översättarens/språkgranskarens kompetens
- Bestyrkt översättning?
- Övrig information till översättaren (språkvarianter, syftet, inriktning och målgrupp, referensmaterial, terminologi, interna ordlistor etc)
Avropsblankett är tillgänglig under fliken Gemensamma dokument i respektive språkområde.
Du som gör avropsförfrågan har möjlighet att ställa särskilda krav. Vad som krävs av en översättningstjänst eller språkgranskning varierar. Ofta finns krav på att översättaren har god ämneskompetens och är väl införstådd med ämnets terminologi. Tänk noga igenom vilka krav du vill ställa och vad dessa kan komma att innebära. Ange dina krav och villkor så specifikt som möjligt. På så vis säkerställer du att verkligen får den tjänst du är ute efter.
Exempel på krav som kan ställas:
Exempel på krav som kan ställas:
- Att översättaren har viss fördjupad ämneskunskap inom ett visst ämne.
- Att översättaren som leverantören tillhandahåller har erfarenhet av att översätta en viss typ av dokument, exempelvis en vetenskaplig artikel eller avhandling. .
- Att leverantören tillhandahåller curriculum vitae (CV) på den översättare som ska utföra uppdraget. Detta ger dig som beställare möjlighet att avgöra om översättaren är lämplig och har rätt kompetens för uppdraget. Om det visar sig att översättarens kompetens är otillräcklig har du rätt att begära en annan översättare.
- Kontrollera om du ska följa den fastställda rangordningen eller kan göra en förnyad konkurrensutsättning. Ställs specifika krav på tjänsten kan förnyad konkurrensutsättning tillämpas, vilket innebär att samma förfrågan skickas till samtliga leverantörer samtidigt utan hänsyn till ramavtalets rangordning.
Antingen kan en förnyad konkurrensutsättning handla om att göra en enkel prisförfrågan, eller så kan det handla om en mer avancerad förfrågan där vissa specifika krav ställs som värderas högre än priset. Observera att förnyad konkurrensutsättning inte ett alternativ för språkområdet Svenska. Läs mer om olika avtalstyper på medarbetarwebben hos Inköp och upphandling. - Skicka ut din avropsförfrågan till leverantörerna som ingår i ramavtalet.
- Leverantörer för respektive språkområde:
- Invänta leverantörernas svar och kontrollera sedan om någon av leverantörerna uppfyller dina krav.
- Om en leverantör kan tillgodose dina krav ber du om bekräftelse på beställning av uppdraget.
- Vid tilldelningsbeslut ska alla som svarat på avropet informeras.
- I Kammarkollegiets vägledningsdokument finns mer information om vad du bör förhålla dig till och tänka på när det gäller avropssvar, kontrakt, leverans samt priser och fakturering.
- Själva beställningen av uppdraget ska ske genom LUPIN (Proceedo), läs mer om LUPIN på Ekonomiwebben.
Fler frågor?
Kontakta oss gärna om du har andra frågor kring hur du beställer en tjänst enligt ramavtalen.